Gestion de contenu et ingénierie documentaire : profiter d’une suite aux normes S1000D

Gestion de contenu

Auparavant, la documentation était disponible sous forme de manuel fourni à la livraison d’un équipement donné, ou accessible au sein d’une collection, autrement dit, une bibliothèque. Cependant, le système d’information et de la documentation a connu une évolution, au fil des années, avec l’apparition des nouvelles technologies. Le but est de faciliter l’accessibilité à l’information. D’où, l’apparition de l’ingénierie documentaire, alimentant une base de données numérique. Les informations deviennent, ainsi, accessibles sur internet et adaptées aux différents supports avec lesquels on veut les diffuser.

L’ingénierie documentaire, le principe

 En effet, cette ingénierie documentaire suit un ensemble de règles bien structurées. Elle commence par une évaluation des opérations, déterminées en amont par un service interne à une entreprise ou une entité donnée. Puis, se réalise le suivi des différents processus de production. Aussi, l’identification des différentes contraintes, qui est une proposition de solutions adaptées. Il y a la mise en place des contrôles, et finalement s’ensuite la livraison du travail terminé, ainsi que l’établissement d’un plan d’action. Outre le principe de fonctionnement, l’ingénierie documentaire est régie par des normes qui permettraient de donner une structure au système de documentation de l’entreprise. Ainsi, elle apporte un contrôle sur la façon dont les fonds documentaires sont rédigés, mais également, sur les échanges et la mise en page. Il faut savoir qu’on peut distinguer plusieurs normes, mais les plus répandues sont : l’ATA, le DITA ou encore s1000d.

Étant l’ensemble des activités, relatives à la mise en place d’un dispositif d’information fonctionnel, cette solution d’ingénierie documentaire est, alors, utilisée de manière libre selon ce qui convient le mieux à l’utilisateur. Certains industriels ajoutent, même leurs propres règles pour renforcer son système de documentation., Entre autres, elle peut se traduire en une chaine de production et d’un système de gestion documentaire. 

Les outils de l’ingénierie documentaire

La production d’une documentation attractive, avec plusieurs services nécessite, le plus souvent, une information bien structurée et plus modulaire, donc plus complexe. De ce fait, la mise en place de ce système ne peut pas se faire sans le savoir faire des responsables ou des membres d’une équipe en charge d’un projet donné. En dehors de ces compétences, cette mise place de l’ingénierie documentaire nécessite aussi :

  • D’un bureau compétent de rédaction
  • Un gestionnaire de contenu
  • Un système de contrôle
  • Un moyen de diffusion filtré

La norme S1000D, un standard documentaire

Au tout début, elle a été créée pour coordonner le flux d’information au sein du secteur de la défense européenne. Par la suite, elle a été adoptée par les industriels dont les activités relèvent d’une certaine complexité, comme : le spatial, l’aéronautique, l’énergie et bien d’autres encore. La constitution des informations et des connaissances, surtout dans le domaine de la maintenance doit être durable et de qualité, garantissant ainsi un niveau de fiabilité. Par conséquent, ce standard documentaire est propre à des secteurs d’activité bien particuliers. 

Bien que la s1000d présente un certain lot de contraintes, elle harmonise parfaitement les processus. En s’appuyant sur des données libres, elle n’impacte pas l’ensemble des informations malgré les modifications et les mises à jour apportées au contenu. En s’appuyant sur le format XML, et en la combinant avec des outils bien adaptés, la S1000D favorise le développement web et la publication cross-média.

En outre, une rédaction qui suit ce standard documentaire permet de garantir à ses clients un ensemble d’information pertinent et accessible. Comme son nom l’indique, l’ingénierie documentaire est vraiment la technique de gestion des informations. Elle nécessite donc une bonne organisation afin de la rendre effective et bien efficace. Une bonne structure induit à une bonne diffusion, rendant ainsi les informations plus participatives.

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